Üblicherweise gilt die Buchführungspflicht – unter welchen Bedingungen darf bei einer GmbH einfache Buchführung zur Anwendung gebracht werden?

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GmbH Buchführung ist für Unternehmer ein leidiges Thema, insbesondere wenn sie als Verpflichtung verstanden wird. Nach § 238 HGB ist jede Handelsgesellschaft verpflichtet, Bücher zu führen und darin ihre Handelsgeschäfte und die Lage ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung zu erfassen. Dabei muss die Buchführung so gestaltet werden, dass ein „sachverständiger Dritter“ (das Gesetz denkt hier wohl an den Insolvenzverwalter oder den Betriebsprüfer vom Finanzamt) sich kurzzeitig in die Vermögensverhältnisse einarbeiten kann (§§ 238 I 2 HGB, 145 AO).

Die Verpflichtung zur Buchführung erfasst jede Handelsgesellschaft. Dazu gehören vor allem die Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, KGaA). Gerade die GmbH gilt kraft Gesetzes als Handelsgesellschaft, auch wenn Sie kein Handelsgewerbe betreiben sollte. Sie ist immer Kaufmann. Und jeder Kaufmann ist gemäß § 242 HGB verpflichtet, Bilanzen aufzustellen. Bilanzen setzen wiederum eine ordnungsgemäße Buchführung voraus (§ 243 HGB).

Erleichterungen gewährt das Gesetz nur Einzelkaufleuten (§ 241a HGB). Voraussetzung ist auch hier, dass deren Gewinn 50.000 € und 500.000 € Umsatz nicht übersteigt. Da GmbH´s kein einzelkaufmännisches Unternehmen betreiben, sind sie somit immer und ausnahmslos buchführungspflichtig.

In der kaufmännischen Praxis gibt es die einfache Buchführung für überschaubare Geschäftsprozesse und die doppelte Buchführung für komplexere Geschäftsprozesse. Eine einfache Buchführung wird Unternehmen gewährt, die ihre Vermögens-, Ertrags- und Liquiditätslage leicht überblicken können. Insoweit ist die einfache Buchführung nur für Unternehmen erlaubt, die nicht buchführungspflichtig sind. Aus diesem Grunde ist die doppelte Buchführung für Betriebe verpflichtend, deren Geschäftsprozesse regelmäßig komplexer sind. Dazu gehört von Gesetzes wegen jede GmbH.

Gesetzliche Grundlage der doppelten Buchführungspflicht sind §§ 238, 242 III HGB, 140 AO. Diese Art der Buchführung soll alle anfallenden Handelsgeschäfte sowie die Vermögenslage der Gesellschaft widerspiegeln. Da alle Geschäftsvorfälle in zwei Büchern erfasst werden, begründet sich der Name doppelte Buchführung.

Somit erfasst die doppelte Buchführungspflicht regelmäßig alle eingetragenen Kaufleute sowie nicht eingetragene Kaufleute, deren Umsatz 500.000 € oder deren Gewinn mehr als 50.000 € im Kalenderjahr beträgt. Insbesondere erfasst die doppelte Buchführungspflicht Kapitalgesellschaften. Die GmbH gilt insoweit immer als Kaufmann. Wer doppelt buchführungspflichtig ist, muss darüber hinaus zum Ende eines jeden Geschäftsjahres einen Jahresabschluss erstellen. Dazu gehören eine Gewinn- und Verlustrechnung sowie eine Bilanz.

Insoweit ist davon auszugehen, dass es für eine GmbH keine Möglichkeit gibt, sich der Verpflichtung zur doppelten Buchführung zu entziehen. Vor allem wird auch damit argumentiert, dass eine einfache Buchführung nicht unbedingt den Grundsätzen einer ordnungsgemäßen Buchführung entspricht, so wie sie im Gesetz vorgegeben wird. Insbesondere ist die Bilanz nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Führung zu erstellen (§ 243 I HGB).

Hinzu kommt, dass Kapitalgesellschaften offenlegungspflichtig sind und ihre Rechnungslegungsunterlagen beim Betreiber des Bundesanzeigers in elektronischer Form einreichen müssen. Lediglich für kleinere Unternehmen gewährt das Gesetz gewisse Erleichterungen (§ 326 HGB). Eine Entlastung von der doppelten Buchführungspflicht ist damit nicht verbunden. Im Übrigen bestraft § 283b StGB denjenigen, der es entgegen seiner gesetzlichen Verpflichtung unterlässt, Handelsbücher zu führen oder Bilanzen ordnungsgemäß zu erstellen.